Автоматизация учёта склада

Автоматизация учёта склада

Девять из десяти наших проектов включают в себя работу с автоматизацией бизнес-процессов, автоматизацией учёта ТМЦ, сокращением краж и наведением порядка на складе.

Привет, это Алексей Баранов. Я руководитель «Интерлогики», и мы с 2003 года автоматизируем учёт и бизнес-процессы в малых и средних бизнесах. Кроме того, за это время сделали более 150 проектов и практически каждый раз наводим порядок и автоматизируем склад.

Ошибки в учёте ТМЦ ведут к ошибкам в учёте финансов, продаж, налогов. Во-первых, не получится рассчитать финрезультат, себестоимость, деньги застревают в остатках, во-вторых, невозможно рассчитать, когда и что закупать. Кстати, эта путаница портит отношения с сотрудниками, покупателями и поставщиками.
Ибрагим недоволен, зимних шин, за которые он отдал деньги — не оказались на складе

Склад — это сердце торговой организации, а грамотно автоматизированный складской учёт — это здоровый образ жизни для компании ©

• обеспечить сохранность товара — товар не «пропадает» с радаров, его не крадут, по ошибке не списывают и многое другое;
• организовать складские процессы — каждое поступление, перемещение, изъятие отражается в товароучётной системе, в любой момент любой менеджер может «спросить», где лежит Х, и сразу получит ответ — «вот здесь, на такой-то полке»;
• отражать в учёте все движения товара — продавец, работая в CRM-системе, может проверить, «есть ли товар в наличии», и если да, то продать, если нет — дозаказать, а как только товар поступит на склад, то продавцу падает уведомление, и он сможет напомнить клиенту «купить»;
• понимать актуальные остатки на складе и сроки поставки;
• кроме того, необходимо хорошо знать свой ассортимент, закупочные и продажные цены и так далее.

Учёт товарно-материальных ценностей, или учёт ТМЦ

• где товар хранится;
• когда поступил;
• кто продал (поставщик);
• срок годности;
• местах хранения;
• закупочные цены;
• покупатель;
• все движения товара и так далее.

Чтобы складской учёт работал — организуйте и автоматизируйте три товарных процесса: поступление, списание, инвентаризацию. Так вы снизите трудозатраты и ошибки. Кстати, после этого будут бонусы: высокая скорость обслуживания покупателей, приёмка товара — быстрее, точнее и легче. Как итог — сами отчёты станут точнее.

Автоматизация склада начинается с поступления товара на этот самый склад

Поставщик привозит товар на склад — с этого начинается наша работа с ТМЦ. Здесь нужно правильно принять товар, а затем и разместить его на складе. Но не просто «кинуть в кучку», а так, чтобы можно было легко и быстро найти.

Передача товара сопровождается первичным документом — товарно-транспортной накладной (ТТН).
На самом деле форм ТТН великое множество — зависит от особенностей склада, в любом случае, ЭДО — рулит
Если подписали ТТН, то юридически товар продали. Если на накладной нет печати или подписал кто-то, у кого нет соответствующих полномочий — факт передачи товара и возникновения задолженности можно оспорить.

Перед подписанием документа кладовщик обязан сверить фактический товар с тем, что записан в отгрузочных документах. Сверяют наименование товара, упаковку, количество. Иногда другие важные характеристики — цвет, размеры и тому подобное.

Документально оформите ответственность за ТМЦ на кладовщика, и вы резко снизите воровство на складе

Отвечать он будет за тот товар, который был в документах. Если плохо посчитал и криво принял, но подписал — попробуй докажи поставщику. Если в процессе пересчёта и проверки товара выясняется разница или некондиция, то это нужно сразу оформить документально.

• «1С»;
• «Мой склад»:
• «Моё дело»;
• ЕКАМ,
• «Контур»;
• годится даже какая-нибудь CRM или электронная таблица.

Хотите снизить ошибки во время приёмки товаров? Внедряйте электронный документооборот (ЭДО). Так человек почти не работает «руками» при внесении данных в программу складского учёта. Накладная автоматически попадает из учётной программы поставщика в программу покупателю. Оформляются только расхождения, которые кладовщик выявил при приёмке.

Лучшая программа для бесплатного ведения складского учёта — «Мой Склад»

Насчёт бесплатных товароучётных программ. Такие существуют. Даже работают. С погрешностями, но всё-таки. В каких-то при небольших изменениях сбиваются строки и коды. Другие не поддерживает маркировку. Третьи только для одного пользователя. Мой выбор для малых компаний — «Мой склад».

Пересортица ведёт к отрицательным остаткам и неправильным отчётам

Отразите в программе управления складом места хранения и перемещение товара

Зачастую в компании несколько мест хранения ТМЦ. Например, склад за городом, торговые точки в центре, кроме того, в каждой точке есть «кладовка», «зал» и «холодильник». Все нормальные программы учёта ТМЦ поддерживают несколько мест хранения, а также оформляют перемещение.

• торговая зона и склад размещены рядом;
• за товар отвечает один человек в компании;
• сложно разделить зоны и контроль перемещения.

Воровство, потери и МОЛы

Каждый руководитель сталкивался с халатным и недобросовестным отношением к товару. В зависимости от культуры организации потери, порча или кражи происходят иногда или постоянно.

Очевидно, что деньгами за товар отвечает владелец фирмы. Ему и флаг в руки, пусть принимает товар и следит за ним. Но это не всегда разумно. В этом случае в компании назначают материально-ответственных лиц (МОЛ). Это значит, что если в их зоне ответственности что-нибудь будет испорчено или утеряно, а виновных установить и взыскать ущерб не получится — то ущерб компании оплатит МОЛ.

Оформите договор на материальную ответственность с работником. Разъясните ему цели и последствия. Помогите ему разработать и соблюдать меры бережного обращения с ТМЦ. Кроме того, помогите ему провести обучение для коллег, чтобы все понимали, что весь товар подсчитан. Для собственника бизнеса интереснее сохранить товар, чем разбираться «что», «куда» и требовать компенсации.

❌ При наведении порядка на складе нет хуже идеи, чем коллективная материальная ответственность

Плохая идея — коллективная материальная ответственность. Это вносит разлад в коллектив. Если сотрудник не крал, то почему он должен скидываться на недостачу? А если крал — то скидывается лишь малой частью на компенсацию. Коллективная ответственность выгодна недобросовестным сотрудникам, кроме того, вымывает из компании порядочных людей.

• проводят с коллективом разъяснительную работу;
• регулярно обучают людей аккуратному обращению с ТМЦ;
• проводят инвентаризации и быстро выявляют недостачи.

Инвентаризация — чем чаще, тем лучше для здорового учёта ТМЦ и правильных отчётов

Инвентаризация пугает руководителя. Для пересчёта товара раньше было принято закрывать магазин на пару дней. Катастрофа для коммерческой торговли.

Однако я советую чаще проводить учёт.
Теперь учет ТМЦ — гораздо проще
Инвентаризация помогает доверять своим сотрудникам, отчётам, поставщикам и покупателям. С помощью современных программ учёт можно проводить частично, а не всего товара магазина. Скажем, только печенья. Сказал программе: «Сейчас будет инвентаризация печенья!», в это время сотрудники снимают с полок всё печенье, а на кассе программа не разрешает покупателям пробивать печенье. За пару часов проверяется вся категория, а потом продажа запускается вновь.

Проводите инвентаризацию хоть каждый день. Прямо в торговом зале и на складе, не останавливая продажи, используя часы низкой загрузки. Ещё проще проводить ревизию с помощью терминалов сбора данных — это называют штрихкодированием.
Когда сотрудник пропикивает весь товар определённой категории, загружает данные инвентаризации в программу, а вы сразу увидите расхождения.

Как оформить продажу товара и учесть движение ТМЦ на складе

Торговая организация существует, чтобы продавать. Для продажи нужно товар со склада списать и передать покупателю. Рассмотрим эти процессы подробнее.

В рознице товар продают из торгового зала или с прилавка. Вы же помните, что это тоже склад? Во время продажи нам необходимо определить товар, упаковку, количество, вес, принять деньги у покупателя и пробить кассовый чек. Будет меньше ошибок и быстрее, если всё это произойдет одновременно, контекстно. Для этого и существуют программы, а им помогают сканеры штрихкода. Заодно можно распечатать гарантийные талоны, сертификаты и другие важные вещи для вашего товара.

Обычно продавцы работают в своей собственной системе продаж — CRM. Для правильной работы важно сделать так, чтобы информация в товароучётной системе соответствовала CRM. На наших проектах мы стараемся посадить продавцов и склад на одну программу. Так дешевле, не придётся разрабатывать собственную программу, можно использовать типовую. Впрочем, на это согласны не все, поэтому приходится делать интеграцию данных между CRM и складской программой.

✅ Посадить продавцов и учет ТМЦ в одну программу — выгоднее всего

Программы лояльности. Ещё в рознице используют карты покупателей или что-то альтернативное для программы лояльности. Чтобы продавец не лепил скидки «от души», лучше всего доверить скидки программе на рабочем месте кассира. Будет выгоднее для вашего бизнеса, кроме того, в отчётах сможете отслеживать, кому и за что сделана скидка.

В оптовой торговле или b2b-торговле кладовщики — это продавцы

При продаже со склада, например, в оптовой торговле, большинство работы с продажами достаётся кладовщикам. В целом их рабочий процесс такой же, как я рассказал в разделе «Поступление товара на склад». Нужно собрать товары, если их в накладной много. Всё пересчитать и проверить наименования, упаковку, количество, вес и т. п. Затем правильно подписать товарную накладную с покупателем.

Если программа учёта на складе позволяет отмечать, в какой ячейке склада находится номенклатура, то кладовщик будет быстрее собирать товар и меньше бегать. Если вы используете штрихкодирование, то при комплектовании отгрузки будет меньше ошибок в наименовании, в количестве, упаковке и тому подобное. Плюс снизятся трудозатраты сотрудников и вырастет скорость сборки.

Важные действия при любой продаже товара — это выписать покупателю правильные документы и списать из учётной базы товар без ошибок. Это избавит вас от пересортицы, а ещё сможете доверять вашим отчётам по продажам и на их основании управлять маркетингом.

Если эти процессы правильно спроектированы, выполняются сотрудниками и автоматизированы, то ваш товар учтён. Значит, меньше вероятность потери, порчи, кражи, пересортицы. Отчёты отражают реальность, и на их основании можно планировать закупки, себестоимость, торговый маркетинг.

Что нужно запомнить из статьи об автоматизации склада

Склад — сердце торговой организации. Если на складе всё хорошо и чётко работает, то и компания процветает.

Автоматизация склада начинается с правильной приёмки. Чем меньше ошибок будет сделано во время приёмки — правильно оформили документы, пересчитали, правильно занесли в программу — тем лучше.

На складе должен работать кладовщик, который отвечает «головой» за товар. С кладовщиком нужно оформить все отношения документально, а ещё нужно помочь ему и подготовить рабочее место так, чтобы он делал как можно меньше ошибок.

Краж ТМЦ будет меньше, когда работники компании чётко понимают, что всё поступление товара, все перемещения — прозрачны, а инвентаризация ведётся регулярно.

Инвентаризацию нужно проводить как можно чаще, для этого можно организовать частичное проведение инвентаризации… Магазин работает, торговля идёт, но в это же время ведется инвентаризация печенья.

Интегрируйте продажи со складским учётом. Мы рекомендуем делать всё это в одной программе, но в исключительных случаях делаем интеграцию между разными программами.

Хорошего вам учёта, работайте и процветайте! Если нужна будет помощь на любом из этапов наведения порядка на складе и его автоматизации — обращайтесь к нам, мы на этом деле собаку съели.

Учет продажи товаров

Складской учет и документооборот склада – это основные условия стабильной работы предприятия. Если бухгалтерия только фиксирует прибыль и расход ресурсов на изготовление продукции, то на складе необходимо фиксировать каждый процесс и подкреплять итоги документацией. Товар считается проданным после того, как произошла отгрузка со склада и произошло перечисление денежных средств за продукцию.

Обороты

Оборачиваемость товаров и запасов на складе – один из основных показателей, который должен контролироваться постоянно. Без него нельзя проводить статистические мероприятия, подбивать баланс и формировать отчетность за конкретный период. Обороты показывают, сколько времени товар пролежал на складе после производства, как быстро был реализован, сколько средств затратила компания и получила за его продажу. На основе этой статистики формируется не только план производительности, но также цена на продукцию и формирование поставок.

На заметку! Без учета оборотов организации невозможно корректно формировать отчет в налоговую службу.

Остатки

Учет складских остатков система должна отображать постоянно. Без этой функции операторы не смогут корректно формировать отгрузки или принимать заявки от поставщиков. На основе этих показателей проводятся закупочные мероприятия расходных материалов и формируется план производства на будущий месяц. Именно для этого нужно просчитывать оборачиваемость товаров и остатков. Для этого предусмотрены соответствующие коэффициенты.

Статистика продаж

Статистические данные могут отображаться в денежном эквиваленте, а также формироваться по единицам запасов произведенных и реализованных товаров. Статистика позволяет планировать товарооборот на будущее. Анализируя прошедшие месяцы, отдел планирования формирует будущий план производства. Если произведется больше продукции, чем нужно – это плохо, как и недостаток товара на складе, который будет сдерживать спрос. У сотрудника статистического отдела есть несколько вариантов вести учет:

• По факту производства.
• По факту реализации.
• По спросу и предложению на рынке.

Здесь нужны четкие данные. Статистика не терпит приблизительных цифр. Для этого многие пользуются следующей формулой:

Продажи = a — b + с — d, где

• а — сколько было произведено;
• b — брак;
• с — остаток на начало месяца;
• d — остаток на конец месяца.

Образец расчета: Если производственный цех выпустил 100 единиц продукции, а брака было 5, последняя сумма вычитается и получается 95 единиц готового товара. К нему приплюсовывается остаток с прошлого периода и вычитается та сумма, которая осталась на конец месяца после реализации.

Важно! Если на предприятии много подразделений, то статистика должна вестись по каждой отрасли.

Прибыльность по товарам

Чтобы компания приносила прибыль, необходимо постоянно мониторить рынок, просматривать показатели конкурентов и стараться извлечь из этих данных выгоду. Если общая закупка комплектующих частей, затраты на производство и реализацию товара позволяют снизить итоговую стоимость, то прибыльность может быть увеличена за счет массовости производства и высокого показателя продаж. Здесь строго разделяются розничные и оптовые продажи, потому что цена у каждой категории разная.

Материалы изготовления

Откатные ворота выпускаются на сборном алюминиевом каркасе и стальном сварном каркасе. Алюминиевая конструкция отличается высокой устойчивостью к коррозии, что особенно ценно в условиях улицы. Отсутствие сварных швов дает конструкции повышенную жесткость, которая исключает деформацию изделия и увеличивает срок его службы.

Также длительность эксплуатации зависит от материала заполнения створки. Для этого используется дерево, металл и их комбинации. Преимущественно применяется металлическое заполнение:

• сэндвич-панели;
• евроштакетник;
• 3D сетка;
• роллетный профиль;
• профнастил.

По надежности и прочности изделиям из металла нет равных. Современные технологии нанесения декоративных покрытий, широкая палитра цветов и фактур позволяют создать металлическое заполнение, максимально соответствующее общему стилю строения. Покрытие защищает конструкцию от выгорания, перепадов температуры и механического воздействия.